Облачный сервис для контроля удаленного персонала
Как создавали
В компании Фогстрим более 70% сотрудников работают удаленно. Многие из других городов, но есть и хабаровчане, который выбрали такой формат работы из-за удобства. Но то, что удобно сотруднику, не всегда удобно работодателю — на расстоянии сложнее отследить соотношение затраченного времени и результата работы.
Поэтому мы решили разработать систему контроля работы удаленных сотрудников и поддерживать производительность компании на должном уровне.
Скриншоты рабочего стола сотрудника делаются только во время выполнения заданий.
Как это работает.
У руководителя есть личный кабинет, чтобы добавить нового работника в систему он создает учетную запись. Генерируется ссылка, которая автоматически направляется сотруднику с сопроводительной информацией и инструкциями. По ссылке сотрудник скачивает приложение, уже полностью адаптированное именно под него — ему не нужен логин и пароль, ему не нужно создавать никаких учетных записей. Как только руководитель создал профиль сотрудника, сразу может ставить задачи. Мониторинг начинается в тот момент, когда работник нажимает на кнопку старта выполнения задачи.»
Олег: «Мы разработали простую в подключении и использовании систему, которая ведет учет рабочего времени, автоматически делает скриншоты рабочего стола и окружения, и отслеживает какое ПО сотрудник использует во время работы. Также в приложении можно ставить задачи.»
Один из наших клиентов, с которым мы работали по другому проекту, упомянул что ему нужна подобная система, поскольку в его деятельности нет четких показателей, по которым можно понять насколько эффективно сотрудник расходует свое рабочее время. Мы адаптировали нашу разработку под его нужды и буквально на тестовом запуске обнаружилось, как один из работников вместо того, чтобы заниматься рассылкой документации смотрит сериалы на пиратских сайтах.
Сейчас система контроля персонала существует в двух вариантах — стандартном и расширенном.
Стандартная комплектация включает в себя:
- мониторниг персонального компьютера,
- постановка задач;
- отслеживание рабочего времени;
- анализ активных программ.
Руководитель указывает ФИО сотрудника и e-mail, далее сотруднику приходит письмо. В письме указана ссылка на скачивание индивидуальной программы для его ПК (в программу зашит специальный ключ). Задачник работает на Windows, MacOS, Linux
Расширенная версия
Расширенная версия — это тот вариант, которым пользуемся мы сами. Помимо всего, что есть в стандартной, мы добавили также следующие функции:
- Цифровая анкета сотрудника. Это оцифрованная информация о навыках, опыте и выполненных проектах сотрудника.
- Почасовая фиксация времени, затраченного на разные задачи.
- Формирование отчетов о производительности сотрудников.
- Визуальная привязка сотрудников к определенным проектам. Открыв проект, можно сразу увидеть кто и в какой роли им занимается.
- Трансляция монитора работника в реальном времени руководителю.
Как система помогает повысить эффективность компании
Мониторинг занятости сотрудников
Программа собирает рабочие часы по каждому сотруднику и может генерировать отчеты о почасовой работе за день, месяц или год — смотря что необходимо. А если работник долго не выполняет никаких действий направляет руководителю уведомление о простое или снижении нагрузки.
Контроль результативности сотрудников
Система позволяет отследить какой из сотрудников быстрее и лучше справляется с типовыми задачами и соответственно поощрять только эффективного работника. В случае если задача предполагает этап подготовки, можно выяснить насколько тщательно сотрудник выполнил подготовку — например, ознакомился с законодательством, собрал референсы или провел рассылку.
Также бывают долгосрочные объемные задачи, которые предполагают работу нескольких человек. Разобрать документацию по проекту и составить план работ или разобрать требования клиента и определить контрольные точки. Чаще всего они не первостепенные, и из-за того, что сложно отследить вклад конкретного человека, многие их игнорируют, полагаясь на то, что более сознательные коллеги выполнят всю работу. Программа поможет выяснить кто из работников выполняет задачу, а кто — только говорит что выполняет.
Мотивация
Главный и не самый очевидный плюс системы — когда сотрудник знает что, руководитель может просмотреть все его действия во время выполнения задачи, он мотивирован работать, а не просто ждать окончания рабочего дня. Он понимает что штрафы или премии назначаются в соответствии с реальными достижениями, а не за имитацию бурной деятельности.
